1 SIRA NO'LU BİLGİSAYARLI MUHASEBE PROGRAMLARI STANDARTLARI GENEL TEBLİĞ TASLAĞI

Bilindiği üzere, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun(1) (VUK) 175 inci maddesi ile Maliye Bakanlığı; muhasebe standartları, tek düzen hesap planı ve mali tabloların çıkarılmasına ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bunları mükellef, şirket ve işletme türleri itibariyle uygulatmaya, muhasebe kayıtlarını bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler ile bu bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kuralları ve bilgisayar programlarının içermesi gereken asgari hususlar ile standartları ve uygulamaya ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkili kılınmıştır.

Yine VUK’nun Mükerrer 257 nci maddesinin 1 ve 3 numaralı fıkraları hükmü ile Maliye Bakanlığı; mükellefler ve meslek grupları itibariyle muhasebe usul ve esaslarını tespit etmeye, bu Kanuna göre tutulmakta olan defter ve belgeler ile bunlara ilaveten tutulmasını veya düzenlenmesini uygun gördüğü defter ve belgelerin mahiyet, şekil ve ihtiva etmesi zorunlu bilgileri belirlemeye, bunlarda değişiklik yapmaya ve tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye ve bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili kılınmıştır.

Yukarıda belirtilen yetkilere dayanılarak;

1-Muhasebe kayıtlarını onaylı muhasebe bilgisayar programları aracılığıyla izlemesi gereken mükelelfler ile kendi geliştirdikleri muhasebe bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükelleflerin uyması gereken kurallar ve sorumluluklara,

2-Muhasebe bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kurallar ve sorumluluklara ve

3-Muhasebe bilgisayar programlarının içermesi gereken asgari hususlar ve standartların belirlenmesine yönelik usul ve esaslara ilişkin olarak aşağıdaki açıklamaların yapılması gerekli görülmüştür.

Bu Tebliğ, mükelleflerin VUK hükümleri uyarınca kağıt ortamında düzenledikleri, aldıkları, muhafaza ve ibraz ettikleri belge, kayıt ve defterler yerine aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik belge, elektronik kayıt ve elektronik defterlerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı uygulamasını konu alan elektronik muhasebe düzenlemelerini kapsamamaktadır.

I- MUHASEBE KAYITLARINI ONAYLI BİLGİSAYAR PROGRAMLARI ARACILIĞIYLA İZLEMESİ GEREKEN MÜKELLEFLER

Bilanço usulüne göre defter tutan mükelleflerin muhasebelerini Maliye Bakanlığınca onaylanmış bilgisayar parogramları aracılığıyla izlemeleri zorunludur.

Muhasebelerini kendi geliştirdikleri muhasebe bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükelleflerin programlarını 01.01.2007 tarihine kadar bu Tebliğde belirtilen asgari husus ve standartlara uygun hale getirmeleri zorunludur.

Bilanço usulüne göre defter tutmakla yükümlü olan ve muhasebe kayıtlarını Serbest Muhasebeci veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler aracılığıyla izleyen mükellefler de bu Tebliğde belirlenen usul ve esaslara uymak zorundadırlar.

II- MUHASEBE KAYITLARINI ONAYLI BİLGİSAYAR PROGRAMLARI ARACILIĞIYLA İZLEYEN MÜKELLEFLERİN UYMASI GEREKEN KURALLAR VE SORUMLULUKLARI

Mükelleflerin uyması gereken kurallar aşağıdadır.

1- Muhasebe kayıtlarını piyasadan satın aldıkları bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükelleflerin kullandıkları muhasebe bilgisayar programlarının bu Tebliğle belirlenen asgari hususlar ve standartlara sahip hale getirecek güncelleme programlarına sahip olmaları zorunludur.

2- Satın aldıkları onaylı muhasebe programlarında daha sonra kendileri değişiklik yapan mükellefler bu değişikliklerden dolayı sorumludurlar. Yaptıkları değişiklikler nedeniyle kullandıkları onaylı muhasebe programlarını bu Tebliğ ile getirilen asgari husus ve standartları karşılayamayacak duruma getiren mükelleflere VUK’nun 359 uncu maddesinin yanı sıra asgari standartları ihlal eden muhasebe programı üreten kişilere uygulanacak cezalar da uygulanacaktır.

3- Muhasebe kayıtlarını kendi geliştirdikleri bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler kullandıkları muhasebe bilgisayar programlarını bu Tebliğde belirtilen asgari husus ve standartlara uygun hale getirmek zorundadırlar. Programların asgari husus ve standartlara uygun olup olmadığının tespiti için bu Tebliğin III/2 maddesinde belirtilen gerekli testleri başarıyla geçmeleri zorunludur. Programlarını asgari husus ve standartlara uygun hale getirmeyen mükelleflere, VUK’nun 359 uncu maddesinin yanı sıra asgari standartları ihlal eden muhasebe programı üreten kişilere uygulanacak cezalar da uygulanacaktır.

4- Mükellefler, bilgisayar programı aracılığıyla izledikleri muhasebe kayıtlarını 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri uyarınca yasal kağıt defter ve belgelerinde olduğu gibi saklamak ve vergi inceleme elemanlarınca istendiğinde ibraz etmek zorundadırlar. Bu nedenle mükelleflerin, muhasebe işlemlerinde kullandıkları bilgisayar ve/veya programlarda meydana gelebilecek bozulma, çalınma gibi risklere karşı önlem almaları gerekmektedir. Muhasebe kayıtlarının geçici vergi dönemleri itibariyle başka bir elektronik ortama aktarılarak saklanması zorunludur.

5- Müşterilerinin muhasebe kayıtlarını bilgisayar programları aracılığıyla izleyen Serbest Muhasebeciler ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler de onaylı muhasebe programları kullanmak ve bu bölümde belirlenen usul ve esaslara uymak zorundadırlar.

6- Satın aldıkları ve kullandıkları onaylı bilgisayar programlarını daha sonra bedelli veya bedelsiz olarak başka bir mükellefe satan, devreden veya kullanımına izin veren mükellefler bu durumu vergi idaresi ve programı satan ve üreten kişilere bildirmekle yükümlüdür.

III-MUHASEBE BİLGİSAYAR PROGRAMLARINI ÜRETEN GERÇEK VE TÜZEL KİŞİLERİN UYMASI GEREKEN KURALLAR

Muhasebe bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kurallar aşağıdadır.

1- Muhasebe bilgisayar programlarının bu Tebliğle belirlenen asgari husus ve standartlara sahip olduğuna ilişkin Bakanlık onayı almak isteyen gerçek ve tüzel kişiler bir dilekçe ve ekinde muhasebe programlarının bir örneği ile Maliye Bakanlığı, Gelir İdaresi Başkanlığına başvuracaklardır.

2- Muhasebe bilgisayar programlarının bu Tebliğle belirlenen asgari husus ve standartlara sahip olup olmadığı Muhasebe Programları Test Komisyonunun görüşü alınarak Gelir İdaresi Başkanlığınca onaylanır ve muhasebe programı üreticisine bildirilir. Muhasebe programlarının aynı zamanda, bu Tebliğle belirlenen beyanname ve bildirimlerin Gelir İdaresi Başkanlığına elektronik ortamda gönderilmesine ilişkin testleri de geçmesi zorunludur. Test senaryoları ve muhasebe programları onaylanmış üreticilerin listesi Gelir İdaresi Başkanlığının www.gelirler.gov.tr internet sitesinde yayımlanır.

3- Muhasebe Programları Test Komisyonu, Gelir İdaresi Daire Başkanı Başkanlığında, Yüksek Öğretim Kurumunca Üniversitelerden bir, Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumundan bir, Türkiye Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler Odaları Birliğinden bir Serbest Muhasebeci Mali Müşavir ve bir Yeminli Mali Müşavir olmak üzere iki, Yazılım Eser Sahipleri Meslek Birliğinden bir ve Yazılım Sanayicileri Derneğinden görevlendirilen bir üyeden kuruludur. Komisyon, muhasebe programlarının asgari husus ve standartlara sahip olup olmadığını tespit etmek ve Gelir İdaresi Başkanlığına bildirmekle görevlidir.

4- Onaylı muhasebe programı üreticileri yasal değişiklikler nedeniyle muhasebe programlarında yaptıkları değişiklikler için de onay almak ve uygulama başlamadan en az 10 gün önce müşterilerine sunmak zorundadırlar. Bu zorunluluğu yerine getirmeyen üreticilerin onayı iptal edilir. Program değişikliklerinin komisyon tarafından test edilmeden uygulamaya geçilmesinin zorunlu olduğu durumlarda sorumluluk program üreticisine aittir. Bu gibi zorunlu durumlarda üreticiler tarafından Gelir İdaresi Başkanlığına önceden bilgi verilmesi ve daha sonra komisyona başvuruda bulunularak onay alınması mümkündür.

5- Bu Tebliğle asgari husus ve standartlar belirlendiğinden muhasebe bilgisayar programı üreticileri programlarında bunlara aykırı olmayan ve güvenilirliğini tehdit etmeyen ilave husus ve standartlar geliştirebilirler.

6- Bakanlık onayını almış programların onaydan sonra program üreticisi tarafından yapılan değişiklikler sebebiyle bu Tebliğe aykırı husus ve standartlar içerdiğinin tespit edilmesi halinde üretici onay listesinden çıkartılır ve ayrıca aykırılık tespit edilen her bir muhasebe programı için özel usulsüzlük cezası ile cezalandırılır.

7- Program üreticileri programlarını satın alan ve kullanan müşterinin listelerini, birden fazla yer veya bilgisayarda kurulması ve kullanılması halinde ayrı ayrı, Gelir İdaresi Başkanlığına aylık listeler halinde elektronik ortamda bildirmek zorundadırlar.

8- Onay alacak muhasebe programı üreticileri; faaliyetlerin yürütüleceği ofis, gerekli donanım, programlarda ortaya çıkabilecek her türlü sorunu çözecek seviyede bilgi düzeyine sahip yeter sayıda personel, muhasebe programlarının kullanımına ilişkin basılı kullanım kılavuzu, program içinde yardım dosyaları ve bu dosyaları ayrıntılı açıklayan on-line yardım sitesine sahip olmalıdır. Program üreticisinin bu şartları taşıyıp taşımadığı Maliye Bakanlığı merkez denetim elemanları ve programcı veya sistem çözümleyicileri ile birlikte hazırlanacak bir raporla tespit edilir.

IV- MUHASEBE BİLGİSAYAR PROGRAMLARININ İÇERMESİ GEREKEN ASGARİ HUSUSLAR VE STANDARTLAR

Yazılımlar yürürlükteki mevzuata, belirlenen hesap planı ve standartlara aykırı olmamak şartıyla istenilen şekilde hazırlanabilir. Yazılımlar temel muhasebe modülü ve/veya diğer modüllerden oluşabilir. Ancak, temel muhasebe modülü asgari olarak yevmiye defteri, defteri kebir, bilanço ve gelir tablosu ile satışların maliyeti tablosunu içermelidir.

Muhasebe programları bir bütündür. Programların farklı modüllerden oluşması ve modüllere kayıt yapılması halinde tek düzen hesap planı çerçevesinde ilgili hesaplarla bağlantı kurulacak şekilde hazırlanmalıdır.

4.1- Yevmiye Kayıtlarında Bulunması Gereken Asgari Bilgiler

Muhasebe programlarının içermesi gereken ve her bir yevmiye kaydında bulunması gereken asgari bilgiler aşağıdadır.

1- Yevmiye fişinin tarihi ve yevmiye madde numarası

2- Yevmiye fişinin cinsi (mahsup, tahsil, tediye) ve numarası

3- Tüm hesapların en alt seviyesindeki kodları ve isimleri

4- Dayanak belgelerin tarih, seri ve sıra numarası

5- Belge türü ( Fatura, İrsaliyeli Fatura, Gider pusulası v.b.)

6- Müşterinin adı-soyadı, unvanı

7- Mal ve/veya hizmet satın alan veya satın alınan kişinin Vergi Kimlik Numarası ve T.C. Kimlik Numarası (gerekmesi halinde)

8- Mal veya hizmetin cinsi, fiyatı, miktarı, tutarı

9- Katma Değer Vergisi (birden fazla malın bulunduğu faturalarda her bir malın KDV tutarı ve oranı )

10- Özel Tüketim Vergisi (birden fazla malın bulunduğu faturalarda her bir malın ÖTV tutarı ve oranı )

11- Özel İletişim Vergisi

12- Banka ve Sigorta Muameleleri Vergisi

13- Çalışan kişilerin sayısı, adı-soyadı, ücreti, tevkif edilen gelir vergisi ve prim ödemeleri tutarı

14- Bağımlı kişilerle yapılan işlemler

15- Açıklama ve diğer bilgiler.

Mükelleflerin, tutarına bakılmaksızın alış faturalarını asgari bilgileri içerecek şekilde kaydetmeleri zorunlu olup 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre Maliye Bakanlığınca tespit belirlenen fatura düzenleme sınırı altındaki satış kayıtlarını asgari bilgilerin hepsini içerecek şekilde kaydetmeleri ihtiyaridir. Yevmiye kayıtları yukarıda belirtilen asgari bilgilere sahip olmalı ve gerektiğinde inceleme elemanlarına ibraz edilmelidir. Ancak, programlar yevmiye kayıtlarının yevmiye defterine asgari bilgileri içerecek şekilde ayrıntılı veya toplam tutarlar olarak kaydedilmesine izin verecek şekilde hazırlanabilir.

Muhasebe kayıtları en alt seviye kodlarına göre kaynak belge ilişkisini sağlamalıdır. Yevmiye fişinde defteri kebir hesabı, ara hesaplar ve en alt seviye kodları ve isimlere göre listelenmelidir.

4.2- Hesapların En Alt Seviyede Kodlanması, Hesap İsimlerinin Kullanılması Ve Listelenmesi:

Muhasebe programlarında 3’lü ana hesaplar ile birlikte aynı zamanda detay hesaplarının da çalıştırılması ve istenmesi halinde ana hesap bazında veya detay hesap bazında bilgiye ekranda ulaşılmasının ve başka bir ortama aktarımının ve analizinin sağlanması zorunludur. Bu itibarla, aşağıdaki örnekteki gibi veya benzeri detaylı kodlama sisteminin mükellefler tarafından yapılması ve istenildiğinde hem ana hesap hem de detaylarına ilişkin bilgilere ulaşılması gerekmektedir. Örnekte yer alan bilgiler farklı hesaplara ilişkin ayrıntıları göstermektedir.

Örnek:
	Borç	Alacak
120 Alıcılar H.S.	32.529,83	23.852,46
120 01 Adana Müşterileri	21.315,45	15.741,95
120 01 001 X A.Ş.	12.826,52	9.000,00
120 01 002 Y Ltd. Şti.	3.524,86	3.524,86
120 01 003 Z Şahsı	4.964,07	3.217,09
120 06 Ankara Müşterileri	11.214,38	8.110,51
120 06 001 A Ltd. Şti.	3.834,76	1.162,15
120 06 002 B A.Ş.	5.948,36	5.948,36
120 06 003 C A.Ş.	1.431,26	1.000,00
600 Yurt İçi Satışlar		56.849,85
600 01 Ticari Mal satışı		42.367,42
600 01 001 Buzdolabı Satışı		18.684,36
600 01 002 Televizyon Satışı		9.564,25
600 01 003 Yemek Odası Tk. Satışı		14.168,81
600 02 Mamul Satışları		14.482,43
600 02 001 Pantolon Satışı		5.694,48
600 02 002 Etek satışı		3.536,96
600 02 003 Takım Elbise Satışı		5.250.99
191 İndirilecek kdv H.S.	4.584,64
191 01 Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin KDV	4.145,55
191 01 001 %1’lik Mal Alımlarına İlişkin KDV	530,58
191 01 002 %8’lik Mal Alımlarına İlişkin KDV	1.260,47
191 01 003 %18’lik Mal Alımlarına İlişkin KDV	2.354,50
191 02 Satışlardan İadelere İlişkin KDV	439,09
191 02 001 %1’lik Satışların İadesine İlişkin KDV	83,25
191 02 002 %8’lik Satışların İadesine İlişkin KDV	152,48
191 02 003 %18’lik Satışların İadesine İlişkin KDV	203,36
391 Hesaplanan KDV	4.149,94
391 01 Mal ve Hizmet Satışlarına İlişkin KDV	3.750,37
39101001 %1’lik Mal Satışlarına İlişkin KDV	487,43
39101002 %8’lik Mal Satışlarına İlişkin KDV	1.110,50
39101003 %18’lik Mal Satışlarına İlişkin KDV	2.152,44
39102 Alışlardan İadelere İlişkin KDV	399,57
39102001 %1’lik Mal Alışlarının İadesine İlişkin KDV	98,83
39102002 %8’lik Mal Alışlarının İadesine İlişkin KDV	160,50
39102003 %18’lik Mal Alışlarının İadesine İlişkin KDV	140,24

Yukarıdaki kayıt bilgilerine göre eğer 600 Yurt İçi Satışlar hesabının tamamının istenmesi halinde ana ve detay hesapları ile birlikte ekranda gözükmelidir. İstenilen bilgi sadece pantolon satışları ise; 600 02 001 Pantolon satışları hesabı veya istenilen bilgi 120 01 003 hesap kodlu Adana müşterilerinden Z şahsına ait cari hesaplar ise sadece bu hesaba ilişkin ayrıntılı bilginin elde edilebilmesi gerekmektedir. Dolayısıyla, muhasebe yazılımları yukarıdaki örnekteki gibi ana hesap ve detaylarına ilişkin bilgilere ulaşımı sağlamalıdır.

4.3- Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası

Muhasebe programları, yevmiye kayıtlarından aylık olarak ve aşağıda belirtilen algoritma ile hesaplanacak olan “Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası” oluşturulacak şekilde hazırlanacaktır. Söz konusu algoritma, muhasebe sisteminin temeli olan yevmiye kayıtlarından bir kontrol kodu oluşturma temeline dayanmaktadır. Yevmiye kayıtlarındaki tutarlar ana hesap kodları ile çarpılacak ve her satır için bir rakam bulunduktan sonra bu rakamlar toplanarak ilgili dönem için muhasebe kontrol numarasını oluşturacaktır.

Kayıt kontrol numaraları vergi incelemesinde ve denetim aşamasında kayıtlarda değişiklik olup olmadığının tespitinde kullanılacağı için programlar kontrol numaralarını hesaplayan ve raporlayan bir bölüme sahip olmalı, günlük ve aylık kontrol numaralarını raporlayabilecek ve beyan edilenlerle kontrol edebilecek şekilde olmalıdır. Denetim aşamasında hesaplanan kontrol numaraları ile beyan edilen kontrol numaralarının farklı olması, mükellefin geçmişe yönelik kayıtlarda değişiklik yaptığını veya programın bu asgari standarda uygun olmadığını gösterecektir.

Ocak 2006 ayında iki muhasebe kaydı bulunan mükellefin muhasebe kayıt kontrol numarasının hesaplanmasına ilişkin örnek aşağıdadır.

Tarih	05/01/2006		Madde No	1
Hesap Kodu	Açıklama	Borç	Alacak	Kontrol Numarası Formülü	Kontrol No
120.01	Mal Satışı	105.12		= 120 * (105.12 * 100)	1261440
600.01	Mal Satışı		105.12	= 600 * (105.12 * 100)	6307200

Tarih	06/01/2006		Madde No	2
Hesap Kodu	Açıklama	Borç	Alacak	Kontrol Numarası Formülü	Kontrol No
100.01